X

РАНДОК. Программы и проекты

Комплексная система по управлению программами и портфелями проектов

Оптимизировать процесс выполнения и администрирования основных задач департамента по формированию и управлению реализацией программы проектов.

Основные функции департамента информатизации по формированию и согласованию лимитов (бюджетов) в зависимости от источников финансирования, управлению структурой программы, планами по реализации, проектами, исполнением договоров, формированию отчетности по текущим и прогнозным статусам выполнялись ответственными работниками практически в «ручном» режиме. Необходимо было кардинально снизить затраты времени на контроль за полнотой и корректностью данных, упростить процесс внесения изменений при поступлении заявок от функциональных заказчиков, обеспечить связность и неразрывность процессов управления программами проектов, дать возможность руководству и сотрудникам департамента уделять больше времени вопросам стратегии развития корпоративных АСУ и единой технической политики в области информационных технологий.

Построение единой процессной модели формирования бюджетов, учета заявок, ведения программ проектов, построения отчетности на базе программного продукта «РАНДОК», интегрированного с учетными и информационными системами заказчика.

В ходе аналитической фазы были выявлены и описаны основные бизнес-процессы, связанные с управлением программой информатизации, определен приоритет, порядок и способ выполнения задач сотрудниками департамента и вовлеченных в процессы организаций, сформированы метрики и ключевые показатели эффективности для оценки деятельности подрядчиков, сотрудников и департамента в целом.

Был собран, проанализирован и сконцентрирован успешный опыт сотрудников по решению возникавших вопросов и проблем, на основании которого в автоматизированной системе настроены несколько исполняемых процессов.

Пользователи системы в зависимости от роли с помощью единого интерфейса получают доступ к своим задачам, данным по проектам в зоне своей ответственности, уведомления о предстоящих событиях и работах в привязке к календарному плану и срокам выполнения работ, а также панелям отчетов с заранее настроенными показателями. Выполнение каждого проекта в рамках программы осуществляется в системе как набор процессов путем выполнения задач с заданными параметрами в соответствии с планом работ.

Мониторинг за ходов выполнения программы проектов информатизации осуществляется в оперативном режиме в разрезе ключевых показателей, функциональных заказчиков и исполнителей работ, типов проектов, а также стадий их выполнения и состояния по отношению к плану.

Настройка и внедрение автоматизированной системы на платформе «РАНДОК» позволило оптимизировать часть бизнес-процессов департамента, сделать процесс управления программой информатизации проактивным, повысить качество информации , а также обеспечило контроль за параметрами исполнения проектов и сроками выполнения заданий сотрудниками в режиме реального времени.

Результаты

  • Единая методологая управления программой проектов в целом, подкрепленную не только навыками и знаниями ответственных сотрудников, но и логикой единой автоматизированной системы.
  • Удобный и наглядный интерфейс с отображением задач, статусов, календаря и другой необходимой информации в соответствии с приоритетами и проектными сроками.
  • Взаимная связь частей комплексных проектов и программ проектов, источников финансирования, функциональных заказчиков, исполнителей, процессов управления конкурсами, договорами, подрядными организациями.
  • Централизованное хранилище данных с актуальной и полной информацией по проектам в соответствии со стадией проекта и этапом бизнес-процесса, на основании которой формируется оперативная и аналитическая отчетность департамента.
  • Возможности по корректировке программы информатизации в бюджетной, учетной и технологической логике.